Abrechnung
- Welchen Zeitraum umfasst die Zwischenausgabenerklärung bzw. Endabrechnung?
- Muss ich die Projekteinnahmen nachweisen?
- In welcher Form sollen Personalkosten abgerechnet werden?
- Muss ich immer einen Dienstvertrag beilegen?
- Welche Kosten sind im Kilometergeld inkludiert?
- Wie rechne ich die Nutzung eines privaten PKWs oder Dienstfahrzeugs ab?
- Muss ich Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel immer mit Originaltickets belegen?
- Wie rechne ich Räumlichkeiten ab, die nur anteilsmäßig für das Projekt genutzt werden?
- Wann sind Mietkosten indirekt förderfähig?
- Muss ich immer einen Mietvertrag beilegen?
- Warum reicht ein Netbanking-Ausdruck (Bestandsaufschlüsselung) nicht als Zahlungsnachweis?
- An wen muss ich die Originalbelege übermitteln?
- In welcher Form muss ich die Abrechnung übermitteln?
- Muss ich eine Kopie der Abrechnung anfertigen?
- Wer ist mein Ansprechpartner bei Fragen zur Abrechnung?
- Was geschieht mit den Originalbelegen?
Welchen Zeitraum umfasst die Zwischenausgabenerklärung bzw. Endabrechnung?
Die Zwischenausgabenerklärung umfasst die erste Hälfte der Projektlaufzeit. Die Endabrechnung umfasst die gesamte Projektlaufzeit. Es müssen sämtliche während der Projektlaufzeit angefallenen Kosten bei der Endabrechnung nachgewiesen werden.
Muss ich die Projekteinnahmen nachweisen?
Ja. Sie müssen in der Endabrechnung sämtliche Projekteinnahmen mittels Kontoauszügen belegen.
In welcher Form sollen Personalkosten abgerechnet werden?
Für die Berechnung bzw. Abrechnung der Personalkosten stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Methode Nr. 1:
Sie berechnen die gesamten Dienstgeberkosten, die während der Projektlaufzeit angefallen sind, also Bruttogehalt plus Abgaben an Sozialversicherung und Finanzamt (keine Boni oder andere Prämienzahlungen). Sie können die Personalkosten anteilig, je nach Beschäftigungsausmaß im Projekt, abrechnen.
Beispiel:
Wenn der/die abgerechnete Mitarbeiter/in zu 60% im Projekt tätig ist, dann können 60% der berechneten Dienstgeberkosten abgerechnet werden.
Methode Nr. 2:
Sie berechnen die Personalkosten pro Tag. Dazu errechnen Sie zuerst die gesamten Dienstgeberkosten, die während der Projektlaufzeit angefallen sind und dividieren diese dann durch die gesamten produktiven Tage. Diesen Betrag multiplizieren Sie dann mit der Anzahl der Leistungstage der jeweiligen Mitarbeiterin bzw. des jeweiligen Mitarbeiters im Projekt.
Muss ich immer einen Dienstvertrag beilegen?
Ja. Sie müssen alle Personalleistungen durch Kopien der (freien) Dienstverträge bzw. Werkverträge belegen und außerdem Stundenaufzeichnungen vorlegen.
Welche Kosten sind im Kilometergeld inkludiert?
Die Kostenersätze in Form von Kilometergeld richten sich nach den aktuell gültigen Reisegebührenvorschriften des Bundes.
Mit dem amtlichen Kilometersatz in Höhe von 0,42 Euro für PKW sind folgende Kosten abgedeckt:
- Abschreibung/Wertverlust
- Kraftstoff und Öl
- Wartung und Reparaturen aufgrund des laufenden Betriebes
- Zusatzausrüstungen (z.B. Winterreifen, Schneeketten etc.)
- Autoradio und Navigationsgeräte
- Steuern und Gebühren
- alle Versicherungen (inklusive Kasko-, Insassen-, Rechtsschutzversicherung)
- Mitgliedsbeiträge diverser Autofahrerclub
- Finanzierungskosten (Kredit- oder Leasingraten)
- Parkgebühren und in- sowie ausländische Mautgebühren
Wie rechne ich die Nutzung eines privaten PKWs oder Dienstfahrzeugs ab?
Die Abrechnung der Kosten erfolgt mittels Kilometergeld auf Basis des Fahrtenbuchs. Für Dienstfahrzeuge, die ausschließlich für das Projekt genutzt werden, können Sie alternativ die tatsächlich angefallenen Kosten (Kraftstoff, Abschreibung, Versicherungen, Maut und Parkgebühren etc.) unter Vorlage des Fahrtenbuchs und der Originalbelege abrechnen. Sollte bei privaten PKWs kein Fahrtenbuch geführt werden, so ist zur Prüfung der km-Angabe jedenfalls ein Ausdruck eines Routenplaners beizulegen.
Muss ich Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel immer mit Originaltickets belegen?
Ja.
Wie rechne ich Räumlichkeiten ab, die nur anteilsmäßig für das Projekt genutzt werden?
Förderfähig ist nur der Teil der Kosten, der der Nutzungsdauer für das Projekt sowie der Quote bzw. dem Anteil der tatsächlichen Nutzung für das Projekt entspricht.
Beispiel:
Ein 100 m² großer Büroraum wird von vier Mitarbeiter/innen (MA) genutzt. Pro MA stehen also durchschnittlich 25 m² zur Verfügung. Von den vier Personen ist MA 1 zu 50% als Projektleiter/in des EFF/EIF-Projekts tätig. MA 2 ist zu 100% als Berater/in im Rahmen des EFF/EIF-Projekts tätig. Nach 75% der Projektlaufzeit stellt sich heraus, dass MA 2 ausfällt und nicht ersetzt werden kann. MA 3 ist mit der Buchhaltung des Vereins befasst. MA 4 ist ein/e Sachbearbeiter/in und nicht für das EFF/EIF-Projekt tätig.
Das bedeutet für die Abrechnung der Räumlichkeiten:
MA 1: Kosten für 25 m² * 50% (Ausmaß der Beschäftigung im Projekt) * 100% (Tätigkeit während der Projektlaufzeit) = 12,50 m²
MA 2: Kosten für 25 m² * 100% (Ausmaß der Beschäftigung im Projekt) * 75% (Tätigkeit während der Projektlaufzeit) = 18,75 m²
MA 3 zählt als Buchhaltungsmitarbeiter/in zum Verwaltungspersonal. Die Kosten sind nur indirekt förderfähig.
MA 4 ist im Rahmen dieses Projekts nicht förderfähig.
Wann sind Mietkosten indirekt förderfähig?
Mietkosten für Räumlichkeiten, die von indirekt förderfähigem Personal genutzt werden, sind nur indirekt förderfähig. Mietkosten für Sanitäranlagen, Teeküche, Flur etc. sind ebenfalls nur indirekt förderfähig.
Muss ich immer einen Mietvertrag beilegen?
Ja. Bitte legen Sie der Abrechnung immer eine Kopie des Mietvertrags bei.
Warum reicht ein Netbanking-Ausdruck (Bestandsaufschlüsselung) nicht als Zahlungsnachweis?
Ein Netbanking-Ausdruck bestätigt nur, dass die Zahlung freigegeben und übernommen wurde. Dass die Summe tatsächlich vom Konto abgebucht wurde, bestätigt nur ein Kontoauszug.
An wen muss ich die Originalbelege übermitteln?
Übermitteln Sie die Abrechnung ausschließlich an den
Österreichischen Integrationsfonds
Team Europäische Fonds (EF)
Schlachthausgasse 30
1030 Wien
Mail: ef(at)integrationsfonds.at
In welcher Form muss ich die Abrechnung übermitteln?
Übermitteln Sie die Abrechnung in Hardcopy mit Originalbelegen und elektronisch als Excel-Datei auf Basis der jeweils aktuellen EFF/EIF-Abrechnungsvorlage an den ÖIF. Die elektronische Abrechnungstabelle ist auch an das BM.I zu übermitteln.
Muss ich eine Kopie der Abrechnung anfertigen?
Ja. Nach Abschluss der Endabrechnung müssen Sie eine Kopie der gesamten Abrechnungsunterlagen anfertigen und auf Verlangen vorweisen. Die Kopie hat alle relevanten Belege – auch im Rahmen der Abrechnungsprüfung nachgereichte Unterlagen – zu enthalten.
Wer ist mein Ansprechpartner bei Fragen zur Abrechnung?
Die Mitarbeiter/innen des ÖIF stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.
Was geschieht mit den Originalbelegen?
Die Originalbelege werden auf ihre formale und inhaltliche Richtigkeit geprüft und in Höhe der anerkannten Fördersumme entwertet. Nach Genehmigung der Abrechnung durch die Zuständige Behörde (d.h. das BM.I) werden die Belege an den Projektträger retourniert.